Bij Pharma.be werken er 26 voltijdse medewerkers: van het management over experten tot de office mensen. Daardoor is de rolverdeling heel divers. Sommige verenigingsprofessionals specialiseren zich, terwijl anderen een divers takenpakket op zich nemen. Maar een ledenvereniging is een unieke omgeving, waar specifieke skills nodig zijn voor iedereen, ongeacht hun profiel.

“Analytisch denken, communicatief sterk zijn en goed onderhandelen. Dat zijn de competenties die al onze verenigingsprofessionals in huis moeten hebben”, zegt Melanie Balcaen: “Informatie analyseren en vertalen tot een begrijpelijk verhaal voor onze leden en stakeholders is een eerste skill die wij zoeken bij onze medewerkers. Dat vertalen naar de noden van de partij waarmee je aan tafel zit, is een tweede talent. Zit je bijvoorbeeld met een derde aan tafel, dan moet je luisteren naar zijn behoeften, terwijl je de noden van de leden niet mag vergeten. Die balans in evenwicht houden, vraagt enorm veel onderhandelingstechniek”, vertelt Melanie.

Hoe ondersteunt Pharma.be haar medewerkers bij de ontwikkeling van die vaardigheden?

Melanie Balcaen: “Leer van je collega’s, luidt ons advies. Leer van diegene die hier al enkele jaren werken en ook van je medewerkers waarmee je vaak samenwerkt. Een voorbeeld hiervan is onze tweetalige structuur. Wij zitten hier in Brussel, waardoor je zowel Frans als Nederlands op de werkvloer hoort. We dagen elkaar uit om de andere taal te spreken.”

“Voelt een medewerker aan dat hij op één of ander vlak tekortschiet of wij van HR merken dat op, dan organiseren we coachingsessies in groep of individueel. Elk jaar evalueren we onze medewerkers en praten we met hen waar ze naartoe willen en wat ze nog willen leren. En daarnaast proberen we een systeem te ontwikkelen om goede medewerkers die hier al een paar jaar zijn meer in de coachende richting te sturen.”

“Onze medewerkers appreciëren de coachingtrajecten. Ze leren zowel op professioneel als op persoonlijk vlak bij. Vooral wanneer de sessies aansluiten bij de realiteit, ontvangen we veel positieve reacties. Zo hebben we onlangs een gezamelijke sessie gehad waarbij we leerden uit ons schulp te kruipen. Tijdens die sessie hebben we geleerd om onze mening te uiten en hoe wij anderen kunnen overtuigen van ons verhaal.”

In hoeverre ligt die verantwoordelijkheid bij HR en bij de verenigingsprofessional zelf?

“Het start bij de verenigingsmedewerker zelf. Uiteraard is zelfkennis hier belangrijk. Maar de meeste van onze medewerkers kennen hun sterktes en zwaktes.”

De verenigingen stellen het met één of enkele medewerkers waardoor die vaak verschillende functies uitoefenen. Is dat ook herkenbaar bij Pharma.be?

“Ja. Kijk maar naar mij. Ik ben van opleiding boekhouder, maar toen ik hier vier jaar geleden startte, nam ik ook het luik HR op mij. Finance & HR Support is hier altijd een gedeelde functie geweest omdat je met vertrouwelijke materies werkt zoals loonberekening. HR was dus voor mij toen een onbekend terrein. Maar ik ging er vanuit dat ik met de nodige ondersteuning mijn weg hierin zou vinden.”

“De HR manager zit in hetzelfde schuitje. Naast HR is haar hoofdtaak die van secretaris generaal. De ene rol is intern gericht, de andere net heel extern. Daardoor neemt ze veel verantwoordelijkheden op zich.”

“Bij onze experten willen we net die verschillende rollen vermijden. Zij moeten uitblinken in hun specifieke taak. We hebben onder andere communicatie-experten, doctoren die heel specifiek werken op een thema zoals de prijszetting van geneesmiddelen op de markt of dierenwelzijn.”

Wat zijn voor jou persoonlijk de voor- en nadelen van het uitoefenen van twee verschillende functies?

“Het heeft inderdaad zijn voor- en nadelen. Het voordeel is dat je op meerdere vlakken kennis vergaart. HR was voor mij destijds onbekend terrein. Maar op die vier jaar tijd heb ik enorm veel bijgeleerd. En dat leerproces is heel snel gegaan, gewoon omdat ik het moest doen. Al doende leer je veel. Je laat die problemen op je afkomen. En als ik vastzit, dan kan ik een beroep doen op externen.”

“Het nadeel vind ik persoonlijk, is dat geen tijd heb om specifieke kennis op te doen. Wanneer je verschillende rollen op je neemt, kan je je niet specialiseren in een onderwerp. Je moet steeds tijd maken voor je andere taken. Je schakelt ook meer de hulp in van externen terwijl je soms denkt Dit had ik nu graag zelf eens uitgezocht of Hierover had ik meer willen weten. Maar de tijd ontbreekt.”

Vaak heeft de verenigingsmedewerker alleen maar de keuze om verschillende rollen op zich te nemen. Is dat volgens jou een goede keuze? Is het beter om een allround medewerker te zijn of om zich net te specialiseren in één facet?

“Dat is een moeilijke vraag. Ik kan alleen maar voor mezelf spreken. Ik denk dat op het einde van de rit, ik anderen zou aanraden om zich te specialiseren. Wanneer je echt grondig advies kan geven aan je leden of klanten en je ziet dat die daar mee geholpen zijn, dan geeft mij dat voldoening in mijn job.”

Bij de meeste vacatures vragen ze naar allround verenigingsprofessionals. Is dat bij Pharma.be anders?

“Dat is afhankelijk van het profiel dat wij willen aanwerven. Het grootste deel van onze werknemers zijn experten en wij verwachten van hen expertise in hun vakgebied. Hen gaan we geen extra taken geven. Hoewel. Ook zij moeten durven communiceren en onderhandelen met externe partijen. En ook van hen verlangen we dat zij met de leden netwerken.”

“Van onze office medewerkers eisen we wel die allround attitude. Naast de ondersteuning van de experten willen we dat ze papier bestellen, het onthaal verzorgen of vergaderingen voorbereiden. Dat is soms moeilijk verzoenbaar, want dergelijke taken zijn niet altijd prioriteit. Toch is dat zo, omdat die kleine taken ook een impact hebben op onze job, maar dan wel onrechtstreeks.”