Tijdens het voorstellingsrondje werd algauw duidelijk wat voor een verscheidenheid aan soorten meetings er gefaciliteerd worden vanuit de verenigingen, met heel wat verschillende doelgroepen, samenstellingen, doelen, …

Obstakels of moeilijkheden tijdens vergaderingen

Wat de deelnemers vooral als remmend of moeilijk ervaren aan het faciliteren van vergaderingen is:

• Te sturend vergaderen, overfaciliteren
• Vergadervermoeidheid
• Deelnemers die te veel vanuit het ‘what’s in it for me’ denken
• Moeite om draagvlak te creëren voor een idee
• Van het onderwerp afwijken
• Het sociale/netwerk aspect bewaken (zeker ten tijde van online vergaderingen)
• …

Gebruik je doel als mandaat

Als verenigingsprofessional faciliteer je de meeting, maar word je niet aanzien als de autoriteit naar wie de deelnemers moeten luisteren. Toch is het belangrijk om je mandaat als facilitator duidelijk te stellen en regelmatig te herhalen. Jij bent er om de vergadering tot een zo goed mogelijk einde te brengen en houdt steeds het doel van de vergadering voor ogen.

Stel vanaf de start van de vergadering duidelijk wat het doel is van de vergadering. Stel scherp waarom je hen bepaalde vragen stelt.

Gebruik je doel als mandaat. “We zijn hier vandaag samen om een oplossing te zoeken voor …, dus fijn dat je dit even deelt, maar ik zou terug willen gaan naar het doel van de dag.” Herhaal ook regelmatig zinnen als: “Als dat goed is voor jullie, dan gaan we het als volgt aanpakken…”. Zo vraag je regelmatig bevestiging van je mandaat.

Tips voor veiligheid en participatie

Nog enkele tips die we graag delen:

• Creëer duidelijkheid en veiligheid – stel niet enkel het doel, maar ook de opbouw van de vergadering duidelijk (hoe zal die verlopen?, wat wordt van wie verwacht?, …)
• Trek mensen over de drempel om te participeren – spreek mensen aan bij de voornaam, stel W-vragen (niet: zijn er nog vragen?, ‘Welke vragen heb je nog?’ , niet: ‘is alles duidelijk?’, maar ‘Wat is er nog niet duidelijk?’ )
• Creëer rustmomenten (laat bijvoorbeeld de deelnemers zelf even reflecteren over een vraag en 2 dingen noteren, zo kom je soms tot heel andere resultaten of antwoorden)

En tot slot: alles vertrekt vanuit het waarom en het doel van de vergadering. Hou dat steeds voor ogen.

Met deze en veel meer tips én werkvormen om vergaderingen te faciliteren gingen de deelnemers aan de slag.