Naar binnen toe

Ook bestuurders zijn zoekende. Zo stel ik in workshops met besturen dikwijls vast dat zij te weinig gebruik maken van de interne kracht die ze zouden kunnen ontwikkelen doordat ze te veel bezig zijn met de waan van alle dag en (micro-)management van de organisatie. Het opvolgen van lopende zaken en het luisteren naar rapportage over wat wel en niet gebeurd is, zitten in de weg van dialoog en discussie over topics die er echt toe doen. Waar zij als bestuurders effectief achter het stuur moeten kruipen, eerder dan zich te laten rijden.

Daarnaast merk ik ook dikwijls dat besturen de neiging hebben om hun eigen ‘betekeniseiland’ te creëren, en zich daardoor naar binnen te richten. De verantwoording hiervoor zit dikwijls in het feit dat zij wel alles weten over de organisatie en vooral ook wat de leden nodig hebben en hoe de professionals dat moeten uitvoeren. Dat biedt het voordeel dat de vergaderingen vriendelijk en gezapig kunnen verlopen, maar veel dingen blijven onbenoemd en problemen worden wel gedetecteerd en besproken, maar de moed is er niet altijd om ook daadwerkelijk voor een oplossing te kiezen en daarop te handelen. Ooit kreeg ik na afloop van een ‘leuke’ en geanimeerde bestuursvergadering de opmerking van een voorzitter: “We hebben weer goed ons werk gedaan, jammer dat die leden soms in de weg zitten”.

Naar buiten toe

Een andere uitdaging is om vanuit het bestuursorgaan naar de buitenwereld te kijken. Laten we dat enkel over aan de voorzitter, die nu en dan het gezicht en de stem mag zijn van de vereniging, of delegeren we dat integraal naar de directeur en het team van verenigingsprofessionals. Ook hier merk je dat bestuurders enerzijds onmiddellijk knikken als je hen erop wijst dat ze wel een belangrijke Ambassadeursrol te spelen hebben, anderzijds komt daar meestal niet veel van in huis. Ook hier is de boodschap duidelijk: bestuurders moeten hierin geholpen worden. Ze moeten weten hoe ze ambassadeur kunnen zijn, hoe ze de vereniging, de leden en de professionals vooruit kunnen helpen. Voor velen is dit geen dagelijkse activiteit. Deelnemen aan beraadslaging in het bestuur waarbij gewerkt wordt aan een consensus en een win-win eerder dan aan lauwe compromissen is dat overigens ook niet. Besturen is meer dan rijden. Het is een vaardigheid die je kunt verwerven.

Bestuursmodel

In een recente publicatie, “Bestuurder – Hoe ga ik mee uit de bocht?”*, heb ik alvast geprobeerd om enkele zaken te expliciteren zodat er een denkkader voor bestuurders ontstaat. Voor wat de basis betreft moet er rekening gehouden worden met verschillende factoren die een rol spelen bij het besturen van een vereniging. Centraal staat de permanente interactie tussen het bestuur, de organisatie (de verenigingsprofessionals), de leden en de veelheid aan betrokken actoren.

1. Het bestuur van een vereniging heeft een eigen wetmatigheid, maar is daarom nog geen eiland. Naast de verantwoordelijkheid om de organisatie te ‘beheersen’ moet die ook voor ‘beweging’ zorgen
2. Bestuurders staan in relatie tot de leden (interne verbinding realiseren) en tot de actoren (externe verbreding via samenwerking en belangenbehartiging)
3. Er is een bepaalde structuur, de ruggengraat, nodig om de organisatie te organiseren, waarin de verenigingsprofessionals een belangrijke rol spelen. Er moeten goede afspraken gemaakt worden tussen de bestuurders en de professionals. Hier moet niet alleen gewaakt worden over formele processen (vzw-wetgeving), maar ook over de inhoudelijke taken van de organisatie
4. De interactie tussen bestuur, professionals en de brede biotoop is waar de dynamiek ontstaat. Dit is gekoppeld aan de collectieve ambitie van de organisatie en er moet voor gezorgd worden dat de opgedane kennis geïnternaliseerd wordt in de vereniging
5. De Bocht: het is een belangrijke taak van de bestuurders om de organisatie ook permanent in beweging te houden door te reflecteren en stappen te zetten in de toekomst van de organisatie en de leden. Dit klinkt misschien wat mysterieus maar in de publicatie neem ik 12 concrete oefeningen op die besturen kunnen uitproberen met de bedoeling om aan interne kennisopbouw te doen, een sterker collectief orgaan te worden en ook om tot emergentie te komen, met andere woorden tot nieuwe inzichten, oplossingen, acties die veel verder reiken dan wat initieel geacht werd de intelligentie te zijn van de gezamenlijke groep.

Hoe aanpakken?

Een cruciale vereiste is dat er voldoende tijd en ruimte gecreëerd wordt om dit minstens een kans te geven. De verenigingsprofessionals kunnen daar eveneens aan deelnemen, meer nog, zij kunnen in sterke mate de randvoorwaarden voor de verdere ontwikkeling van het bestuursorgaan helpen faciliteren. Terwijl bestuurders van een grotere persoonlijke voldoening genieten, helpen zij ook meteen met de realisatie van de collectieve ambitie. Iedereen wint daarbij.

Dit artikel werd eerder gepubliceerd op marcmestdagh.be