Tips voor efficiënte en creatievere vergaderingen
Op 9 mei gaf Ellen Cornelis, freelance trainer met jaren ervaring in de profit en non-profit sector binnen HR en communicatie, een sessie rond efficiënt en creatief vergaderen aan een tiental verenigingsprofessionals. Twee hoofdwetten over vergaderen zijn voor Ellen: 1. Vergader niet voor als het ook via mail kan. 2. Maak vergaderingen zinvol, zorg dat er steeds een doel is!
Hieronder vind je alvast een reeks tips en enkele tools die je kan aanwenden om je vergadering dynamischer te maken.
- Stel een duidelijk doel vast: Bepaal vooraf het doel van de vergadering en communiceer dit naar alle deelnemers. Zo weten ze wat er van hen verwacht wordt en kunnen ze zich voorbereiden.
- Bereid de agenda voor: Maak een gedetailleerde agenda met de onderwerpen die besproken moeten worden. Zorg ervoor dat de belangrijkste punten bovenaan staan. Stuur de agenda vooraf naar de deelnemers, zodat ze zich kunnen voorbereiden en eventueel aanvullende punten kunnen toevoegen.
- Zorg ervoor dat de agenda realistisch is en dat de gesprekken gefocust blijven.
- Betrek alleen relevante deelnemers: Nodig alleen de personen uit die een direct belang hebben bij de onderwerpen die besproken worden. Te veel deelnemers kunnen de vergadering vertragen en onnodig complex maken.
- Moedig actieve deelname aan: Moedig alle deelnemers aan om actief deel te nemen aan de vergadering. Stel vragen, luister naar verschillende perspectieven en zorg ervoor dat iedereen de kans krijgt om zijn of haar mening te geven. Zijn er mensen die minder aan bod komen, dat kan je oplossen door ook online tools te gebruiken of door vooraf al een bevraging te houden.
- Houd de vergadering op schema: Zorg ervoor dat de vergadering op tijd begint en eindigt. Besteed voldoende tijd aan elk onderwerp op de agenda, maar voorkom dat er te veel tijd wordt besteed aan discussies die van het hoofdonderwerp afdwalen. Duid een Timekeeper aan die mee de tijd in de gaten houdt.
- Zorg voor follow-up: Zorg voor een zorgvuldige nota van de belangrijkste punten, beslissingen en actiepunten, binnen de eerstkomende dagen na de vergadering. Stuur deze samenvatting naar alle deelnemers, zodat iedereen op de hoogte is van wat er is besproken en welke vervolgstappen moeten worden genomen.
- Evalueren en verbeteren: Evalueer regelmatig de effectiviteit van de vergaderingen. Vraag feedback van de deelnemers en zoek naar manieren om de vergaderingen nog productiever en efficiënter te maken.
Door deze tips toe te passen, kun je vergaderingen effectiever maken en de betrokkenheid en productiviteit van de deelnemers vergroten.
Tools die je kan gebruiken om creatiever met vergaderingen om te gaan zijn bijvoorbeeld: slido.com, Mentimeter, Kahoot, Nemovotes, Elegio, Loom.
Daarnaast bood Ellen ook een overzicht van methodieken die je kan gebruiken tijdens verschillende soorten vergaderingen.