Leden vinden op het ledennet alle presentaties en de filmpjes van de keynotes Peter Staal en Visit Flanders, naast het overzicht van de ‘Lessons learned’ door Marc Mestdagh.

Een korte impressie van de BSAE congresweek 2020
Een belangrijke uitdaging voor het congres was het online format te combineren met het brengen van sterke content, vooral aangeleverd door de leden zelf. Op die manier wordt invulling gegeven aan de doelstelling om verenigingsprofessionals te laten reflecteren over hun rol, maar vooral ook om dit te kunnen vertalen naar collega’s, zowel intern als extern. Tegelijk zou hiermee vorm gegeven worden aan de legacy van het congres: hoe kunnen we de content verder meenemen in de werking van BSAE in 2021. Om die reden ook alvast een korte ‘wrap-up’ die tegelijk het basisdocument voor opvolgacties is.

Dag 1: Cases over coronabegeleiding & rebranding

Annemie Verlinden van Cultuurloket (een vzw die zorgt voor zakelijke ondersteuning voor de cultuursector) lichtte toe hoe zij de vele vragen rond COVID-19 aangepakt hebben. Hierbij hebben ze heel wat flexibiliteit aan de dag moeten leggen. Zowel op het collectief niveau (bv. een FAQ-pagina) als op individueel vlak (coronalijn, maar ook 1-op-1 crisisbegeleiding). Een belangrijke vaststelling was wel dat Cultuurloket niet kan verhelpen wat al structureel verkeerd zat voor Corona, al werden die zaken versterkt en duidelijker door Corona. Ze nemen graag de rol op van crisisbegeleider, maar niet van crisismanager.

Vincent Vandenameele van Travi bracht een strak verhaal over de rebranding van hun organisatie naar Travi. Dit gaat veel verder dan een nieuw laagje verf aanbrengen en het logo restylen. Het proces begon met een uitgebreide interne oefening over de missie/waarden van de organisatie om zo finaal via een breed overleg met interne en externe stakeholders tot het resultaat te komen. Dit werd beklonken met een bijzonder online event.

Dag 2: Communities organiseren en hoe een congres organiseren met blijvende impact?

Keynote Peter Staal, community-expert bij Bind.nl verduidelijkte dat het creëren van een community geen kwestie is van hopen dat het goed komt. Het vergt werk en een duidelijke aanpak waarbij het belangrijk is om aandacht te hebben voor een duidelijke focus, onderzoeken wie/hoe/waarom, en het effectief organiseren ervan. De community manager speelt hierbij een uiterst belangrijke rol: op de eerste plaats reactief, maar vooral ook proactief om de community ‘aan te jagen’. Tot slot bleek ook dat een community niet noodzakelijk vanuit bestaande organisatiestructuur moet komen; het is perfect mogelijk om die ‘from scratch’ op te starten, bvb. om net andere doelen te dienen.

Vervolgens namen Sylvie Lejour en Gemmeke De Jongh van Visit Flanders ons mee naar de toekomst van grote congressen, en hoe we die duurzamer en impactvoller kunnen maken, in alle mogelijke opzichten. Het gaat niet enkel over de deelnemer maar ook over de actoren die zich in de ‘omgeving’ bevinden en dat is zowel fysiek als virtueel te bekijken. Hun inzichten rond ‘legacy’ zijn niettemin ook direct toepasbaar op elk congres of event van een Vlaamse of Belgische ledenorganisatie.

Dag 3: Cases over community levendig houden en over de werking van een nieuw kenniscentrum

Sessie 3 van de BSAE congresweek bracht opnieuw heldere inzichten dankzij twee boeiende cases. Kris Verbert van LZV Cup – de community van zaalvoetbalclubs verklapte hoe je met 1 verenigingsprofessional 10.000 sportevents per jaar organiseert: bouw je community op vanuit de ledenbasis en zorg dat er zo weinig mogelijk ‘organiseren van de organisatie’ aan te pas komt. En vooral focus op de kern, op wat de echte toegevoegde waarde voor je leden is en gooi resoluut al de rest overboord, inclusief leden die niet passen binnen het DNA van de vereniging.

Tom van Thienen en Eveline Vanparys benadrukten in hun presentatie over het nieuwe online kenniscentrum van PREBES het belang van de inzet van de leden – dit vloeit nu eenmaal voort uit de missie van de ‘vrijwilligersorganisatie’. Dat zorgt evenwel voor uitdagingen om de drukbezette leden te enthousiasmeren voor de verschillende rollen die nodig zijn om het kenniscentrum kwalitatief en actueel te houden. Een kwalitatieve en zelfs persoonlijke aanpak om leden geïnformeerd en gemotiveerd mee te nemen in het verhaal is hierbij cruciaal.

Dag 4: Cases over 360° communicatie &  over een congres met legacy

Voor de voorlaatste dag stonden opnieuw twee heel verschillende praktijkgetuigenissen op de agenda. Voor Jan Vermoesen van Mediarte vertrekt een sterke 360° communicatieaanpak vanuit een duidelijke ‘why’, vertaald naar het hoe en wat door het in kaart brengen van persona’s, de wie. De communicatiemiddelen hebben wel een coherente en aparte strakke vormgeving, maar format en stijl hangen af van de beoogde doelgroepen en de kanalen. Bijzonder is ook de manier waarop de organisatie meedenkt met de ontvanger, door niet enkel automatisch de voor de hand liggende content te pushen, maar door als curator ook mogelijks ander nuttige content onder de aandacht te brengen. Tot slot wordt er voor elke activiteit een budgettair/organisatorisch aandeel van 5% fun of risico voorzien.

Ann Decock van de International Academy of Design & Health bracht een verhelderend verhaal over de uitdaging om een internationaal congres te organiseren waarbij het belangrijk is na te denken over de ‘legacy’ – wat blijft over, welke impact hebben we echt gemaakt met als uitgangspunt ‘meer betekenen voor de plek waar je neerstrijkt’. Dit betekent uiteraard een uitdaging voor de lokale organisatie, die moet kunnen vertrouwen op een sterke structuur, maar ook een verankering binnen de grotere community. Hoe kunnen we deelnemers en vrijwilligers in dit verhaal meenemen en hen ook voor een stuk helpen zodat iedereen er beter van wordt? Het IADH congres was een pilot binnen het project van Visit Flanders (ism BSAE) en inspireert Ann onder de noemer “oog voor het proces van creativiteit” tot veel meer…. We nemen dit zeker verder op met BSAE.

Dag 5: Lessons learned deze week en virtueel sofagesprek over Member Engagement en L&D

Als afsluiter van de congresweek bracht Marc Mestdagh van BSAE een overzicht van de ‘lessons learned’ van de week, gevolgd door een virtueel sofagesprek over trends op het vlak van Member Engagement en Learning & Development met Ben McCreanor van Eudonet en Danny van Kuijk van D2L, twee experten met een bevoorrechte internationale blik, maar tegelijk heel actief op de Belgische verenigingsmarkt. Hieruit leerden we onder meer dat het centraliseren van data cruciaal is (‘Central source of truth’) om efficiënt leden te bedienen, maar ook dat ondersteuning vanuit de service provider noodzakelijk is om de organisatie en de leden niet enkel doorheen het proces van de implementatie te loodsen, maar ook blijvend te ondersteunen.